(Digitale) documenten bewaren

Bij het beheren van een onderneming komen verschillende soorten documenten voor, zoals facturen, creditnota’s, bankrekeninguittreksels, aangiften en andere boekhoudkundige documenten zoals dagboeken en grootboeken. Vanuit verschillende rechtsgebieden wordt opgelegd om deze ondernemingsdocumenten gedurende langere tijd te bewaren.

De bewaarperiode verschilt afhankelijk van de doeleinden. Door alle documenten met betrekking tot je boekhouding 7 jaar te bewaren, te tellen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het boekjaar, voldoe je ruimschoots aan alle verplichtingen. Een uitzondering: alle documenten met betrekking op onroerende goederen moeten voor BTW-doeleinden minimaal 15 jaar bewaard worden om controle toe te laten.

Het bewaren van al deze boekhoudkundige stukken gedurende de volledige periode vergt heel wat archiefruimte. Gelukkig hoef je niet alles op papier te bewaren. De FOD Financiën heeft een advies geschreven over de bewaringsverplichtingen voor digitale boekhoudkundige stukken.

Het bewaren van digitale documenten moet aan deze voorwaarden voldoen:

Authenticiteit van de herkomst: De uitreiker van het document moet duidelijk terug te vinden zijn.

Integriteit van de inhoud: De documenten mogen niet meer gewijzigd kunnen worden.

‘Zonder verwijl’ kunnen voorleggen: De documenten moeten op een makkelijk toegankelijke locatie bewaard worden gedurende de volledige bewaartermijn.

Als tijdens en na de digitalisering aan die voorwaarden van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid wordt voldaan, bestaat er op zich geen bezwaar tegen de vernietiging van de papieren versie van zodra de digitale kopie of scan ervan is geüpload naar een boekhoudsysteem én een duurzaam archief. (FOD Financiën)

Specifiek voor het inscannen van papieren facturen geldt wel dat de originele papieren facturen nog één maand na het inscannen moeten bewaard worden voor controledoeleinden.

Ook wij bij Finivo verwerken en bewaren boekhoudkundige documenten digitaal. Indien je jouw documenten op papier aanlevert, kan je deze verwerking voor ons vereenvoudigen door ervoor te zorgen dat deze geen nietjes bevatten.

Heb je vragen over het hoe en hoe lang bewaren van documenten, neem dan zeker contact op met ons. Kijk ook zeker eens op de site van e-factuur.


website door Kluwer EasyWeb